GmbH online gründen? Notarielle Online-Beurkundungen und Beglaubigungen
Seit dem 01. August 2022 ist es möglich, eine GmbH online zu gründen. Dazu gibt es ein Verfahren bei dem online Beurkundungen und Beglaubigungen durchgeführt werden. Zudem kann dieses Verfahren auch auf andere Vorgänge angewendet werden. Wir erklären, wie dies funktioniert und was Sie dabei beachten sollten.
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Inhaltsverzeichnis
1. GmbH online gründen: Hintergrund
Sie können nunmehr eine GmbH online gründen, da seit dem 01.08.2022 Willenserklärungen mittels Videokommunikation beurkundet werden können. Auch die Beglaubigung von qualifizierten elektronischen Signaturen ist online möglich. Die Beurkundung unterscheidet sich von der Beglaubigung dadurch, dass sie die offizielle Feststellung der Richtigkeit von Aussagen und Dokumenten betrifft. Dagegen betrifft die Beglaubigung die Feststellung der Richtigkeit von Unterschriften und Abschriften.
Der Anwendungsbereich dieses Online-Verfahrens bezieht sich überwiegend auf Anmeldungen zu öffentlichen Registern und auf die Gründung einer GmbH. Doch auch Satzungsänderungen und Kapitalmaßnahmen sind nunmehr in diesem Verfahren möglich. Jedoch ist der Anwendungsbereich beschränkt. Wir erklären folgend inwieweit der Anwendungsbereich beschränkt ist.
Die Neuregelungen beruhen auf dem Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie. Dieses dient dem Zweck insbesondere die Gründung von Gesellschaften und das Treffen satzungsändernder Beschlüsse durch den Einsatz digitaler Instrumente und Verfahren zu vereinfachen. Dadurch soll insbesondere der Kostenaufwand und Zeitaufwand minimiert werden. Dennoch sollen auch die hohen Standards des notariellen Beurkundungsverfahren weiterhin gewährleistet sein.
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2. GmbH online gründen
2.1. Zuständigkeit der Bundesnotarkammer
Gemäß § 78p BNotO ist es Aufgabe der Bundesnotarkammer ein Videokommunikationssystem für Zwecke der Urkundstätigkeit zu betreiben. Daher ist ausschließlich die Bundesnotarkammer für das Verfahren zuständig. Diese ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts strukturiert und wird in Erfüllung ihrer Aufgabe als mittelbare Staatsverwaltung tätig. Daher ist eine Beurkundung über andere, von privaten Dritten zur Verfügung gestellte Videokommunikationssysteme nicht zulässig.
2.2. GmbH online gründen: Verfahren
Für die Beurkundung wird dann eine elektronische Niederschrift über die Verhandlung aufgenommen. Die Niederschrift wird als rein elektronisches Dokument errichtet. Die Videokommunikation muss dabei eine persönliche Identifizierung und die Anbringung einer Signatur an das zu beurkundende Dokument gewährleisten. Einzelheiten regelt § 16c BeurkG und die näheren Bestimmungen über den technischen Betrieb des Videokommunikationssystems eine Rechtsverordnung.
3. Anwendungsbereich des Online-Beurkundungsverfahrens
3.1. GmbH online gründen
Der Anwendungsbereich mittels Video-Kommunikation ist derzeit begrenzt. Ein videobasiertes Beurkundungsverfahren durch den Notar kann gemäß § 16a Absatz 1 BeurkG nur erfolgen, soweit dies durch Gesetz zugelassen ist. Gleiches gilt gemäß § 40a Absatz 1 Satz 2 BeurkG auch für eine elektronische Signaturbeglaubigung.
Vorerst können Sie eine GmbH online gründen. Entsprechendes gilt auch für die UG. Dabei ist auch die Verwendung von Musterprotokollen zur Gründung einer GmbH in einem videobasierten Beurkundungsverfahren möglich. Es wurde sogar ein neues Musterprotokoll für die Online-Gründung eingeführt, welches nicht nur auf drei Gesellschafter und einen einzigen Geschäftsführer beschränkt ist.
Der Kostenvorteil bei der Gründung im vereinfachten Verfahren nach § 105 Absatz 6 GNotKG findet jedoch für dieses neue Musterprotokoll keine Anwendung, da die mögliche Zahl der Gesellschafter und Geschäftsführer über diejenige im Musterprotokoll für das vereinfachte Verfahren hinausgeht. Um von dem Kostenvorteil für die Gründung im vereinfachten Verfahren Gebrauch zu machen, kann aber unter den weiteren Voraussetzungen des § 2 Absatz 1a GmbHG auf das vereinfachte Verfahren auch im Fall einer Online-Gründung zurückgegriffen werden.
3.2. GmbH online gründen mit Sachagio
Sie können auch eine GmbH online gründen mit Sachagio. Dann dürfen andere Formvorschriften nicht entgegenstehen. Zu solchen Vorschriften zählen beispielsweise die §§ 311b, 2033 BGB oder § 15 GmbH. Das heißt also die Übertragung eines Grundstücks, die Verfügung eines Miterbens übers seinen Nachlass oder die Abtretung eines Geschäftsanteils. Zudem können bei der Sachgründung beurkundungsbedürftige Erfüllungsgeschäfte nicht mit online beurkundet werden. Die Bargründung mit Sachagio ist zudem erst ab dem 01.08.2023 in diesem Verfahren möglich.
3.3. Einstimmig gefasste satzungsändernde Beschlüsse
Satzungsändernde Beschlüsse sind ab dem 01.08.2023 in den Anwendungsbereich des notariellen Online-Verfahrens einbezogen. Die Beurkundung mittels Videokommunikation ist jedoch nur zulässig, wenn die satzungsändernden Beschlüsse einstimmig gefasst werden. Wird dagegen der Beschluss als Mehrheitsentscheidung gegen eine Minderheit der Gesellschafter gefasst, so ist allein das Präsenzverfahren zulässig. Die Online-Beurkundung ist bei satzungsändernden Beschlüssen zudem nur zulässig, sofern andere Formvorschriften nicht entgegenstehen. Zu solchen zählt beispielsweise die Bestellung der Geschäftsführung.
3.4. Kapitalmaßnahmen und zusammenhängende Erklärungen
Der Beschluss über die Kapitalerhöhung und Kapitalherabsetzung wird über die Änderung des Gesellschaftsvertrag gefasst. Der Notar kann den Vorgang der Beschlussfassung gemäß §§ 36, 37 BeurkG beurkunden (Tatsachenprotokoll). Eine Online-Beurkundung eines Beschlusses als Tatsachenprotokoll ist aber nicht möglich.
Unzweifelhaft kann die Beurkundung des Beschlusses aber auch nach den Vorschriften über die Beurkundung von Willenserklärungen gemäß § 8 BeurkG erfolgen. Bei dieser Verfahrensart ist dann die Beurkundung des Beschlusses über die Herabsetzung oder Erhöhung des Stammkapital und die Beurkundung oder Beglaubigung der Erklärung über die Übernahme eines Geschäftsanteils in einer Urkunde möglich. Erfolgt die Beschlussfassung einstimmig, kann ein solchermaßen gefasster Beschluss ab dem 01.08.2023 auch mittels Videokommunikation beurkundet werden.
Zur Vermeidung von Medienbrüchen bei einer Kapitalerhöhung stellt § 57 Absatz 3 Nummer 2 GmbHG klar, dass die Einreichung einer mit einer qualifizierten Signatur versehenen Übernehmerliste zulässig ist. Demnach ist für die Erklärung zur Übernahme eines Geschäftsanteils anlässlich von Kapitalerhöhungen ab 1.8.2023 gemäß § 55 Absatz 1 Satz 2 GmbHG ein Online-Verfahren zulässig.
3.5. Keine Zulässigkeit für andere GmbH-Vorgänge
Nicht möglich ist eine Online-Beurkundung beispielsweise für die Abtretung von Gesellschaftsanteilen einer GmbH sowie die diesbezügliche Verpflichtung hierzu. Erfolgt der Erwerb von Gesellschaftsanteilen im Wege der Kapitalerhöhung, so ist ein videobasiertes Beurkundungsverfahren jedoch zulässig. Für Umwandlungsvorgänge hingegen ist ein Online-Verfahren nicht vorgesehen, es ist weiterhin eine physische Präsenz der Beteiligten bei der Urkundsperson erforderlich.
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3.5. Kein Online-Verfahren für andere Rechtsformen und Beurkundungsfälle
Zudem sieht das Gesetz kein videobasiertes Beurkundungsverfahren für sonstige Rechtsformen vor. Daher ist dieses Verfahren bei Aktiengesellschaften und rechtsfähigen Personengesellschaften nicht möglich. Auch für andere Rechtsgebiete ist das Online-Verfahren nicht eröffnet. Dazu zählen beispielsweise Grundstückskaufverträge, Auflassungen, Eheverträge, notarielle Testamenterstellung oder andere Vorgänge.
4. Online Beglaubigungen bei einer GmbH/UG
4.1. GmbH online gründen: Gründungsvollmacht
Nach § 40 Absatz 1 Satz 2 BeurkG kann die Beglaubigung einer Signatur mittels Videokommunikation nur erfolgen, soweit dies durch Gesetz zugelassen ist. Die notarielle Beurkundung einer Gründungsvollmacht kann gemäß § 2 Absatz 2 Satz 2 GmbHG seit dem 01.08.2022 mittels Videokommunikation erfolgen.
4.2. Erklärung zur Übernahme eines GmbH-Geschäftsanteils
Die notarielle Beurkundung oder Beglaubigung der Erklärung zur Übernahme eines Geschäftsanteils anlässlich einer Kapitalerhöhung kann gemäß § 55 Absatz 1 Satz 2 GmbHG ab dem 1.08.2023 mittels Videokommunikation erfolgen.
4.3. Registeranmeldung
Es ist weiterhin möglich, die Registeranmeldung durch eine schriftliche Erklärung und Beglaubigung der Unterschrift vorzunehmen. Diese Urkunde mit dem Vermerk über die Unterschriftsbeglaubigung wird dann von dem Notar eingescannt. Durch den elektronischen Beglaubigungsvermerk und die abschließende eigenhändige Signatur beglaubigt der Notar die Übereinstimmung der Bilddatei mit der ihm vorliegenden beglaubigten Unterschrift gemäß § 39a BeurkG. Diese elektronische Beglaubigung genügt gemäß § 12 Absatz 2 Satz 2 HGB.
Es gibt zwei Verfahrensvarianten nach denen die Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur erfolgen kann. Dabei beglaubigt der Notar die Signatur der anmeldenden Person durch Anerkennung entweder in Gegenwart (sogenannte Präsenzbeglaubigung) oder mittels des von der Bundesnotarkammer nach § 78p BNotO betriebenen Videokommunikationssystems (Fernbeglaubigung).
Die Beglaubigung im Rahmen des Präsenzverfahrens wird so vorgenommen, dass das zu beglaubigende Dokument bereits mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist oder vor Ort versehen wird und diese sodann in Gegenwart des Notars anerkannt wird.
Bei der Fernbeglaubigung sind öffentliche Beglaubigung in bestimmten Fällen durch die neu geschaffene Variante der Videokonferenz ohne zwingende Präsenz zulässig. Durch die Möglichkeit der Signaturbeglaubigung mittels Videokommunikation entfällt die Notwendigkeit, bei einem Notar persönlich erscheinen zu müssen.
Das Online-Verfahren erfolgt über das von der Bundesnotarkammer betriebene Videokommunikationssystem. Der Notar bestätigt durch seinen Beglaubigungsvermerk nebst seiner elektronischen Signatur, dass die vor ihr mittels Videokommunikation erschiene Person und eindeutig identifizierte Person die auf ihren Namen lautende qualifizierte elektronische Signatur anerkannt hat. Dieses Verfahren gibt es bei allen Anmeldungen zum Handelsregister unabhängig von der Rechtsform, zum Partnerschaftsregister und zum Genossenschaftsregister
Ab dem 01.08.2023 kann die elektronische Signatur mittels Online-Verfahren dann auch für Anmeldungen zum Vereinsregister und ab dem 01.01.2024 für Anmeldungen zum Gesellschaftsregister für rechtsfähige GbRs genutzt werden.
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5. GmbH online gründen: Sonstige Hinweise
5.1. Einschränkung bei der freien Notarwahl
Anders als im analogen Verfahren kann man bei dem Online-Verfahren nicht jeden Notar wählen. Die Beteiligten müssen einen Notar aufsuchen, der seinen Amtsbereich am Sitz der juristischen Person oder rechtsfähigen Personengesellschaft hat oder am Wohnsitz beziehungsweise Sitz eines organschaftlichen Vertreters der betroffenen juristischen Person oder rechtsfähigen Personengesellschaft hat. Nicht entscheidend ist dabei jedoch, ob der organschaftliche Vertreter auch einzelvertretungsberechtigt ist. Bei Gesamtvertretung genügt daher der Anknüpfungspunk bereits bei einem der Gesamtvertreter, um den Amtsbereich für die Beglaubigung oder Beurkundung zu eröffnen. Mit dieser örtlichen Beschränkung der notariellen Zuständigkeit soll verhindert werden, dass eine zu starke überregionale Konzentration von Urkundstätigkeiten mittels Videokommunikation bei einzelnen Notaren eintritt.
5.2. Kosten
Das GNotKG stellt die Beurkundung in Form der elektronischen Niederschrift einer physischen Niederschrift kostenrechtlich gleich. Ebenfalls kommt es zu einer Gleichstellung der Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur mittels Videokommunikation gemäß § 40a BeurkG mit der Beglaubigung von Unterschriften und Handzeichen. Verteuerungen gegenüber der Präsenzbeurkundung oder Präsenzbeglaubigung ergeben sich, wenn Sie eine GmbH online gründen mit Ausnahme der Auslagenpauschale daher nicht.
§ 78q BNotO regelt die Finanzierung des Videokommunikationssystems durch Erhebung von Gebühren. Die Notare sind zur Zahlung der Gebühren gegenüber der Bundesnotarkammer als Betreiber des Videokommunikationssystems verpflichtet. Der Urkundsnotar kann die für die Inanspruchnahme des Videokommunikationssystems der Bundesnotarkammer erbrachten Urkundstätigkeiten gezahlten Gebühren auf die Beteiligten umlegen und zwar als Auslagen.
Erhoben werden fallbezogene Pauschalen von 25 € für das Beurkundungsverfahren und 8 € für die Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur. Nicht umlegen kann die Urkundsperson die in § 2 Absatz 1 NotViKo-GebS festgesetzte monatliche Grundgebühr.
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GmbH
- Allgemeine Beratung zu GmbH-Besteuerung (Gründung, Vermeidung von Betriebsaufspaltungen, Steuerreduktion bei Gewinnausschüttungen, Nutzung von Verlustvorträgen)
- Individueller Rechtsformvergleich zwischen GmbH und GmbH & Co. KG
- Steueroptimierte Besteuerung der GmbH
- Steueroptimierung bei Gewinnausschüttungen (Kapitalertragsteuer und Teileinkünfteverfahren)
Personengesellschaften
- Besteuerung von Personengesellschaften nach dem Transparenzprinzip
- Abgrenzung der GbR zur Bruchteilsgemeinschaft
- Haftung der Personengesellschafter
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