Reisekosten vs. Fahrtkostenpauschale – Steuervorteile nutzen
Arbeitnehmer, die täglich zur Arbeit pendeln, setzen die damit verbundenen Kosten regelmäßig über eine Fahrtkostenpauschale als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung an. Dabei können sie aber nur die Entfernungspauschale für die einfache Strecke zwischen ihrer Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte berechnen. Für die Rückfahrt ist somit keine Berücksichtigung als Werbungskosten möglich. Wir stellen Ihnen in diesem Artikel jedoch eine Steuergestaltung vor, mit der man sowohl Hin- als auch Rückfahrten als Reisekosten anstelle der Fahrtkostenpauschale in die Steuererklärung aufnehmen kann und somit den doppelten Betrag als Werbungskosten zugesprochen bekommt. Allerdings geht dies nur, wenn auch die Arbeitgeber mitwirken.
Unser Video:
Reisekosten statt Fahrtkostenpauschale
In diesem Video erklären wir, wie Arbeitnehmer von Reiskosten anstatt der Fahrtkostenpauschale profitieren.
Inhaltsverzeichnis
1. Reisekosten vs. Fahrtkostenpauschale – Einleitung
Arbeitnehmer, die täglich zu ihrer Arbeit pendeln, kennen das jährlich wiederkehrende Ritual: Bei ihrer Einkommensteuererklärung setzen sie die Fahrtkostenpauschale von EUR 0,30 je Entfernungskilometer zwischen ihrem Wohnsitz und ihrer ersten Tätigkeitsstätte an. Das bedeutet aber auch, dass nur der einfache Weg steuerliche Berücksichtigung findet. Schließlich kann man Werbungskosten nur dann steuerlich absetzen, wenn sie mit der Sicherung der Erwerbseinkünfte einhergehen. Da aber die Rückfahrt nach Hause zu keinem Erwerb führt, bleibt sie von der Fahrtkostenpauschale ausgeschlossen.
Auch wenn dies realitätsfern und somit schon recht fragwürdig erscheinen mag, so ist dies nun mal im Einkommensteuerrecht auf diese Weise geregelt. Aber was wäre, wenn wir Ihnen aufzeigen könnten, wie Sie dennoch Ihre Heimfahrten ebenfalls in Ihre Werbungskosten einbinden können? Das wäre doch schön, oder? Na dann lesen Sie gleich hier, wie Sie eine solche Gestaltung wahrnehmen können.
2. Reisekosten und Fahrtkostenpauschale: rechtliche Grundlagen
Gleich vorweg: Um steuerlich bessere Konditionen in Bezug auf Ihre beruflichen Fahrtkosten zu erhalten, werden Sie sich vom Ansatz der Fahrtkostenpauschale weitestgehend verabschieden müssen. Stattdessen winken Ihnen aber Reisekosten. Doch wo liegt der Unterschied?
2.1. Was ist die Fahrtkostenpauschale?
Die Fahrtkostenpauschale ist in § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 EStG rechtlich geregelt. Die Fahrkosten von Arbeitnehmern für ihre täglichen Wegstrecken zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte finden dabei mit EUR 0,30 pro Entfernungskilometer pauschal als Werbungskosten Ansatz. Dabei ist einerseits nochmals darauf hinzuweisen, dass diese Entfernungspauschale für einfache Strecken gilt, also nur für Hinfahrten. Selbst wenn man etwa in der Mittagspause nachhause fährt, bleibt die zweite Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte am selben Tag ohne steuerliche Berücksichtigung.
Außerdem bedarf es einer Festlegung über den Ort, den man als erste Tätigkeitsstätte definiert. Diese Ortsbestimmung ist aber keine steuerrechtlich geregelte. Vielmehr findet sie gemäß § 9 Absatz 4 EStG insbesondere in arbeitsvertraglicher Vereinbarung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern statt. In der Hinsicht besteht für beide Parteien also maximale Gestaltungsfreiheit. Dies ist gleich für unsere Steuergestaltung besonders wichtig. Zwar sind im Zusammenhang mit der Fahrtkostenpauschale noch weitere Regelungen in § 9 EStG vorhanden, doch verzichten wir auf die weiteren Details, um diesen Beitrag auf das Wesentliche zu fokussieren.
2.2. Was sind im Steuerrecht Reisekosten?
Reisekosten sind ebenfalls in § 9 EStG geregelt. Genauer gesagt findet man die Anweisungen hierzu in § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a EStG. Demnach bezieht man Reisekosten als Werbungskosten in die Einkommensteuererklärung mit ein, wenn Arbeitnehmer mindestens acht Stunden pro Tag sowohl von ihrer Wohnung als auch von ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind. In einem solchen Fall zählen Reisekosten für alle Wegstrecken – also sowohl Hin- als auch Rückfahrten. Man setzt die Kosten für diese Wegstrecken pauschal mit EUR 0,30 pro Entfernungskilometer an.
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3. Aus der Fahrtkostenpauschale Reisekosten machen
3.1. Reisekosten gegen Fahrtkostenpauschale tauschen: unser Gestaltungsmodell
Hier nun unser Steuergestaltungmodell, mit dem Arbeitnehmer Reisekosten statt der Fahrtkostenpauschale ansetzen können. Dazu vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Arbeitsvertrag, dass ein anderer Standort, als der, den sie täglich aufsuchen, als erste Tätigkeitsstätte gilt. Das setzt logischerweise voraus, dass der Arbeitgeber mehrere betriebliche Standorte unterhält. Mehr noch: es muss sich bei der nun gültigen ersten Arbeitsstätte um einen Standort handeln, an dem die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer tatsächlich ihrer Tätigkeit nachgeht. Sie sollen also wirklich dort arbeiten, wenn auch bloß ein paar Mal im Jahr. Gegebenenfalls sollte man dies nachweisen können. Für diese Fahrten setzen die Arbeitnehmer dann auch regulär die Fahrtkostenpauschale gemäß der einfachen Entfernung von ihrem Wohnort an.
Für die sonst üblichen, fast täglichen Fahrten, fallen aber ebenfalls auf Seite der Arbeitnehmer Fahrtkosten an. Allerdings darf man streng genommen hierbei in steuerlicher Hinsicht keineswegs von Fahrtkosten im Sinne des Einkommensteuerrechts sprechen. Stattdessen verwendet man hierfür den steuerlichen Fachbegriff Reisekosten. Und da Reisekosten sowohl die Hin- als auch Rückfahrten der Beschäftigten abdecken, können wir für die meiste Zeit des Jahres die doppelte Wegstrecke steuerlich berücksichtigen. Auf diese Weise haben wir die Fahrtkostenpauschale für die einfache Entfernung hinter uns gelassen und stattdessen Reisekosten angesetzt.
3.2. Berechnung des Steuervorteils von Reisekosten gegenüber der Fahrtkostenpauschale
Um zu zeigen, wie vorteilhaft diese Gestaltung für Arbeitnehmer ist, rechnen wir einmal mit einer einfachen Entfernung zwischen Wohnung und täglichem Arbeitsplatz, der ja jetzt von der vertraglich vereinbarten ersten Tätigkeitsstätte verschieden ist, von 25 km. Nehmen wir dazu ergänzend an, dass diese Fahrten an 200 Arbeitstagen im Jahr stattfinden. Dann kommt hierbei eine Fahrtstrecke von insgesamt 10.000 km für alle Hin- und Rückfahrten pro Jahr zusammen. Und für jeden dieser Kilometer erhält man dann EUR 0,30, somit also EUR 3.000 praktisch steuerfrei. Hätte man diese Fahrten jedoch über die Fahrtkostenpauschale steuerlich angesetzt, würde man EUR 1.500 mehr versteuern.
Dabei haben wir mit einer Entfernung von 25 km bereits ein eher moderates Beispiel gewählt. In der Tat fahren viele Arbeitnehmer täglich weitaus weitere Strecken, um zu ihrer Arbeit zu gelangen. Entsprechend höher ist die potentielle Steuerersparnis in diesen Fällen dann auch.
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4. Neben Reisekosten statt Fahrtkostenpauschale auch Verpflegungskosten nutzen
Ein kleiner zusätzlicher Steuervorteil beim Ansatz von Reisekosten anstatt der Fahrtkostenpauschale ist die Berücksichtigung von Verpflegungsaufwendungen. Denn im Zusammenhang mit Reisekosten können Arbeitnehmer auch einen Verpflegungsmehraufwand in ihrer Einkommensteuererklärung ansetzen. Dieser allgemeine Verpflegungsmehraufwand ist ebenfalls gesetzlich als Pauschale geregelt. Dabei hat der Gesetzgeber eine Verpflegungspauschale von täglich EUR 14 festgelegt, sofern Arbeitnehmer für einen Zeitraum von mindestens acht Stunden von ihrem Zuhause sowie von ihrer ersten Tätigkeitsstätte fortbleiben. Rechnet man die Zeiten für Hin- und Rückfahrten sowie die Mittagspause mit ein, kommt man an einem gewöhnlichen Vollzeit-Arbeitstag ganz leicht auf diese Mindestanzahl an Stunden.
Allerdings ist diese Verpflegungspauschale nur für maximal drei Monate ansetzbar. Dennoch kommt auf diese Weise ein hübsches Sümmchen zusammen, das dazu führt, dass der gleiche Betrag des Bruttolohns unversteuert bleibt. Rechnet man mit 20 Arbeitstagen pro Monat, dann kann man hierdurch nämlich insgesamt EUR 840 steuerfrei beziehen. Und zwar zusätzlich zu den Reisekosten anstelle der Fahrtkostenpauschale.
Alternativ können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern die Verpflegungskosten auch auszahlen und pauschal versteuern. Dies hätte dann auch den Vorteil, dass das Unternehmen durch Ansatz von Betriebsausgaben ebenfalls hiervon steuerlich zu profitieren vermag.
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5. Reisekosten vs. Fahrtkostenpauschale – Fazit
Mag der Gesetzgeber meinen, dass die täglichen Fahrten von der Arbeit nach Hause keine Werbungskosten darstellen, mit unserer simplen Gestaltung bringen wir ihn dazu es indirekt doch anzuerkennen. Auf die von uns beschriebene Weise verdoppeln wir nämlich die Werbungskosten, die täglich mit dem Pendeln zur Arbeit in Verbindung stehen. Dabei braucht man lediglich einen weiteren Arbeitsort, den man als erste Tätigkeitsstätte mit dem Arbeitgeber vereinbart.
Vieles hängt also vom Arbeitgeber ab, wenn man diese Steuergestaltung umsetzen möchte. Sowohl die Voraussetzung, dass ein alternativer Arbeitsort vorhanden sein muss, als auch die Bereitschaft, den Arbeitsvertrag entsprechend auszugestalten, müssen auch von Arbeitgeberseite gegeben sein. In der Regel ist es aber so, dass Arbeitgeber schon aus Eigeninteresse alles dafür tun, damit ihre Arbeitnehmer von ihrem Bruttogehalt soviel wie möglich netto erhalten. Schließlich ist dies ja ein weiterer Vorteil, der die Arbeitnehmer an das eigene Unternehmen bindet. Und wenn die Arbeitnehmer zusätzlich noch die Verpflegungspausale nutzen können, dann sind dies sogar zwei handfeste Steuervorteile, zu denen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern verhelfen können. Aber vielleicht möchten sie sogar selber einen kleinen Steuerbonus einstreichen?
Lassen Sie sich diese Steuervorteile also keinesfalls entgehen. Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber und schicken Sie Ihr oder Ihm den Link zu diesem Beitrag, damit unsere Informationen auch dort ankommen. Gut möglich, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens in den Genuss dieser Steuervorteile kommen können. Jedenfalls ist es uns eine Freude, Steuern zu gestalten.
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