Gründungskosten in der Eröffnungsbilanz einer GmbH

Gründungskosten sind die Kosten, die bei der Errichtung einer GmbH entstehen. Ob und in welchem Umfang die GmbH die Gründungskosten tragen darf, ist in der Praxis nicht immer ganz klar. Bei kleineren Gesellschaften ist oft kein Ansatz der Gründungskosten in der Eröffnungsbilanz zu finden. Wir erklären, in welchem Umfang die GmbH Gründungsaufwand übernehmen darf und wie diese in der Eröffnungsbilanz einer GmbH aufzunehmen sind.

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die Beratung von Unternehmen spezialisiert. Dabei arbeiten wir für jeden Mandanten individuelle Gestaltungsmodelle zur Optimierung der Unternehmensstruktur aus. Aufgrund der aktuellen Resonanz haben wir mehrere Beiträge zu diesem Thema publiziert:

Datum	Thema
23. Februar 2019	GmbH gründen in Deutschland: Kosten / Schritte / Vorteile / Kapital / Dauer
07. September 2022	So bringen Sie das Stammkapital bei der Gründung einer GmbH richtig ein
20. Mai 2022	Gesellschafterliste bei der GmbH und ihre Legitimationswirkung (§ 16 GmbHG)
23. Mai 2023	Gründungskosten in der Eröffnungsbilanz einer GmbH (dieser Beitrag)

Inhaltsverzeichnis

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1. Die Rechtsform der GmbH erklärt

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) wird mit ihrer Eintragung in das Handelsregister gemäß § 13 Absatz 1 GmbHG eine juristische Person. Die Gläubiger einer GmbH können gemäß § 13 Absatz 2 GmbHG die Befriedigung ihrer Forderungen nur von der GmbH und nur aus dem Vermögen der GmbH verlangen und erreichen. Die Gesellschafter haben hingegen nicht für die Verbindlichkeiten der GmbH einzustehen. Um wiederum das Risiko der Gläubiger zu begrenzen, müssen die Gesellschafter sich zur Erbringung von Einlagen verpflichten, und diese versprochenen Leistungen tatsächlich und in vollem Umfang erbringen, sogenanntes Stammkapital.

Zum Eigenkapital der GmbH gehört nicht nur das Stammkapital, sondern auch die sonstigen vermögenswerten Leistungen, die im Zusammenhang mit der Gründung als Aufgelder von den Gesellschaftern geleistet werden. Diese sonstigen Einlagen unterliegen in ihrer Verwendung aber nicht den strengen gesetzlichen Bestimmungen des formalen Stammkapitals. Die gläubigerschützenden Kapitalaufbringungsvorschriften und Kapitalerhaltungsvorschriften finden auf solche Agios keine Anwendung.

Bei dem Ausgleich der widerstreitenden Interessen von Gesellschaftern und Gläubigern einer GmbH sind aber auch die Belastungen des Eigenkapitals, die bei der Errichtung der GmbH entstehen, zu berücksichtigen. Diese sind insbesondere in den Notarkosten für den Gesellschaftsvertrag, für den Gesellschafterbeschluss, sowie für die Eintragung der GmbH in das Handelsregister und den Gerichtskosten für die Eintragung zu sehen. Die Kosten für die Errichtung können geringer werden, wenn das Musterprotokoll verwendet wird. Hier ist die notarielle Beurkundung des Gesellschafterbeschlusses zur Gründung der GmbH nicht erforderlich. All diese Kosten werden als Gründungskosten bezeichnet.

2. Unterscheidung: Gründungskosten und Kosten der Aufnahme der Geschäftstätigkeit

Als Gründungskosten scheiden jedoch solche Aufwendungen aus, die durch die Aufnahme der Unternehmenstätigkeit entstehen. Diese Aufwendung dienen nicht der Schaffung des Unternehmensträgers, sondern der Tätigkeit des Unternehmensträgers. Dazu zählen zum Beispiel Aufwendungen, die für die Beschaffung der Betriebsräumlichkeiten, des notwendigen Personals oder auch durch den Bezug von Waren, Rohstoffen und notwendiger Technik entstehen. Ebenso umfasst ist Aufwand für die Erstellung eines Unternehmenskonzepts oder eine Unternehmensplanung und hierauf entfallende Beratungskosten.

Es ist daher zwischen Gründungskosten und Kosten der Aufnahme der Geschäftstätigkeit zu unterscheiden. Vor der Errichtung der GmbH können sich Tätigkeiten der zukünftigen Gesellschafter sowohl auf die Gründung als auch auf die Aufnahme der Geschäftstätigkeit richten. Deswegen kann der Zeitpunkt der Gründung als Abgrenzung nicht angewendet werden. Im Einzelfall kann eine Abgrenzung daher schwerfallen, weil die Gründung einer GmbH aufgrund eines unternehmerischen Konzepts erfolgt und unternehmerisches Konzept und Gestaltung der GmbH als Unternehmensträger sich gegenseitig beeinflussen können.

Deutlich wird dies bei Sacheinlagen. Der Wert einer Sacheinlage kann sich zum einen nach ihrem Substanzwert bemessen. Dies bezeichnet einen zu erzielenden Verkaufserlös im Falle einer Veräußerung abzüglich möglichen Aufwands, der durch den Verkauf entsteht. Daneben kann sich der Wert einer Sacheinlage daraus ergeben, dass die Sacheinlage in ein Unternehmen eingebracht, dort genutzt und dann mit dem Wiederbeschaffungswert bewertet wird. Die Bewertung mit den Wiederbeschaffungskosten setzt eine unternehmerische Tätigkeit voraus. Damit ist die konkrete Entscheidung über die Geschäftsaufnahme als Teil der Gründung anzusehen.

Die Unterscheidung zwischen Gründungskosten und Kosten für die Aufnahme der Geschäftstätigkeit führt dazu, dass der Aufwand nach dem notariellen Akt uneingeschränkt von der Gesellschaft getragen werden muss, da sich nach der Errichtung der Gesellschaft die weitere Tätigkeit nur auf die Aufnahme der Geschäftstätigkeit richten kann. Die besonderen Vorschriften für die Gründungskosten dienen daher im Ergebnis dazu, die GmbH nur mit Aufwand, der bei und vor ihrer Errichtung entsteht zu belasten.

3. Gründungskosten bei der GmbH

3.1. Eintragung in das Handelsregister

Die Eintragung in das Handelsregister erfolgt aufgrund eines Antrags. Dieser ist gemäß § 7 Absatz 1 GmbHG bei dem Gericht zu stellen, dessen Handelsregister aufgrund des Sitzes der GmbH örtlich zuständig ist. Dem Antrag, der allgemein als Anmeldung bezeichnet wird, sollen gemäß § 8 Absatz 1 GmbHG der Gesellschaftsvertrag, die Legitimation und die Gesellschaftsliste beigefügt werden.

Sollen anstelle von Bareinlagen Sacheinlagen erbracht werden, sind weitere Unterlagen einzureichen. Dazu gehören die Verträge über die Übertragung der Sacheinlagen auf die neue Gesellschaft, der Sachgründungsbericht (§ 5 Absatz 1 Nummer 4 GmbHG) und weitere Unterlagen, aus denen das Handelsregister den Wert der Sacheinlagen ersehen kann.

Es entstehen Gebühren, die das Handelsregister für die Eintragung in das Handelsregister verlangt. Wenn Sacheinlagen von den Gesellschaftern erbracht werden, gehört der Aufwand für die Überprüfung des Wertes der Sacheinlagen, wie auch derjenige für die Übertragung des Eigentums auf die Gesellschaft, zu den Gründungskosten.

3.2. Gesellschaftsvertrag

Der Abschluss des Gesellschaftsvertrags selbst bedarf gemäß § 2 Absatz 1 GmbHG der notariellen Form. Er ist von sämtlichen Gesellschaftern zu unterzeichnen. Der Gesellschaftsvertrag besteht sachlich aus zwei Teilen. Der eine Teil stellt die schuldrechtliche Vereinbarung der Gründungsgesellschaftern, eine GmbH errichten zu wollen, dar. Daneben beinhaltet der Vertrag die Bedingungen, unter denen die Gesellschaft im geschäftlichen Verkehr auftreten will und die Regelungen, die das Verhältnis unter den Gesellschaftern bestimmen.

Zwingender Inhalt des Gesellschaftsvertrags ist gemäß § 3 Absatz 1 GmbHG die Firma, der Sitz, der Gegensand der Gesellschaft, der Betrag des Stammkapitals und die Anzahl und die Nennbeträge der Geschäftsanteile einschließlich der Personen, die die Geschäftsanteile übernehmen.

Diese zwingenden Regelungen können die Gesellschafter in vielfältiger Weise ergänzen. Üblich sind dabei Festlegungen der Geschäfte, die eines Gesellschafterbeschlusses bedürfen, Regelungen über das Ausscheiden aus der Gesellschaft und Bestimmungen über die Ermittlung der Abfindung eines Ausscheidenden. Mit diesen Bestimmungen wird im Wesentlichen das Verhältnis der Gesellschafter zueinander festgelegt.

3.3. Übersetzungskosten

Die Gründungsunterlagen sind bei dem Handelsregister in deutscher Sprache oder deutscher Übersetzung einzureichen. Deswegen muss der Notar bei der Errichtung der Gesellschaft sicherstellen, dass die einzelnen Gründer im hinreichenden Umfang der deutschen Sprache mächtig sind und verstehen, welchen Inhalt die Erklärungen aufweisen, die sie während der Gründungsversammlung abgeben. Daher können bei der Gründung weiterhin Aufwendungen für die Übersetzung von Gründungsunterlagen entstehen, wenn die Gründungsgesellschafter der deutschen Sprache nicht mächtig sind. Auch in der Gesellschaftsversammlung, in der die Gründung der Gesellschaft beschlossen wird, kann es eines Dolmetschers bedürfen. Folglich handelt es sich bei den Kosten der Übersetzung um zwingend entstehende Kosten.

3.4. Gesellschafterliste

Die Gesellschafterliste muss zunächst erstellt werden und dann an das Handelsregister übermittelt werden. Der Aufwand dafür gehört zu den Gründungskosten.

3.5. Beratungskosten

Zu den weiteren Gründungskosten gehören auch die Beratungskosten, die anlässlich der Gründung der GmbH anfallen. Zu den Beratungskosten gehören solche, die aufgrund der Ausgestaltung des Gesellschaftsvertrags entstehen und auch steuerliche oder betriebswirtschaftliche Beratungen. Selbst ein Gründungsgesellschafter kann sich bereits für seine Mühen und Aufwendungen, die ihm bei der Gründung der GmbH entstehen, entlohnen lassen. Die Voraussetzung für die Einstufung als Gründungskosten liegt in dem Tätigwerden aus Anlass der Gründung. Dann sind aber auch Tätigkeiten erfasst, die in keinem unmittelbaren zeitlichen oder sachlichen Zusammenhang mit der Errichtung der GmbH stehen.

4. Grenzen der Übernahme von Gründungskosten

4.1. Darum kann die GmbH Gründungskosten übernehmen

Die GmbH ist mit einem festen Kapital ausgestattet, um die Haftungsbeschränkung der Gesellschafter auszugleichen. Dieses soll durch die Übernahme von Gründungskosten grundsätzlich nicht gemindert werden. Bei einer Belastung durch den Gründungsaufwand wäre das von den Gesellschaftern versprochene Kapital bereits bei der Gründung vermindert. Daher haben grundsätzlich die Gesellschafter die Gründungskosten zu tragen.

Jedoch erkennt der BGH die Übernahme der Gründungskosten analog § 26 Absatz 2 AktG an. Nach dieser Bestimmung kann die Gesellschaft zur Übernahme des Gründungsaufwands verpflichtet werden, wenn der Gesamtaufwand, der zu Lasten der Gesellschaft an Aktionäre oder andere Personen als Entschädigung oder als Belohnung für die Gründung oder ihre Vorbereitung gewährt wird, in der Satzung gesondert festgesetzt ist. Mit der Einführung des Musterprotokolls zur Gründung einer GmbH gemäß § 2 Absatz 1a GmbHG lässt der Gesetzgeber die Übernahme mit der Ziffer 5 ausdrücklich zu. In den beiden Fassungen des Musterprotokolls ist angeführt, dass die Gesellschaft die mit der Gründung verbundenen Kosten trägt. Der Höhe nach ist die Übernahme beim Musterprotokoll auf einen Betrag von 300,00 Euro, höchstens der Höhe des Stammkapitals begrenzt. Darüberhinausgehende Kosten tragen die Gesellschafter.

4.2. Betragliche Begrenzung der übernehmenden Gründungskosten

Die GmbH soll aber nur die notwendigen Aufwendungen übernehmen können. Als notwendig werden Aufwendungen bezeichnet, die kraft Gesetzes entstehen oder nach Art und Umfang angemessen sind. In der Praxis werden Kosten bis zu 10 % des jeweiligen Stammkapitals als übernahmefähig angesehen. Bei Überschreitung dieser Grenze erfolgt im Regelfall eine nähere Prüfung durch die Registergerichte. Wenn die übernommenen Aufwendungen den Betrag von 60 % des Mindeststammkapitals überschreiten, sei die Grenze des Notwendigen jedenfalls überschritten. Daher müssten also den Gläubigern nach dem Gründungsakt ungeschmälert mindestens 10.000 Euro zur Verfügung stehen. Der Betrag den die GmbH übernehmen darf ist im Regelfall auf 10 % des Stammkapitals begrenzt. Für höhere Übernahmen durch die GmbH bedarf es einer besonderen Begründung.

Die Begrenzung auf einen Höchstbetrag von 300 € erscheint andererseits nicht unbedingt geboten, da die Regel-GmbH üblicherweise ein deutlich höheres Eigenkapital als die UG aufweist. Die stringente Begrenzung bei der UG erscheint geboten, weil der Gesetzgeber bei der Gründung nach dem Musterprotokoll auf einen ausformulierten Gesellschaftsvertrag für die UG verzichtet, so dass damit der Aufwand bei der Gründung einer UG deutlich vermindert wird.

5. Leistungen der Gesellschafter

Die Gesellschafter der GmbH können über das satzungsmäßige Stammkapital hinaus finanzielle oder sonstige Mittel als Eigenkapital zur Verfügung stellen. Dann bedarf es keiner strengen Begrenzung der Übernahme der Gründungskosten. Vielmehr haben die Gesellschafter der GmbH weitere Mittel zur Verfügung gestellt, ohne das formale Haftungskapital zu erhöhen. Diese Mittel hätten von den Gesellschaftern auch zurückbehalten und für die Zahlung der Gründungskosten verwendet werden können. Über das Eigenkapital, das nicht Stammkapital oder in der Satzung festgelegter Nachschuss ist, können die Gesellschafter daher frei verfügen.

6. Sonstige Vorgaben

Die Bestimmung, durch die Übernahme der Gründungskosten geregelt wird, ist in die Satzung aufzunehmen. Mit der Übernahme des Aufwands wird wirtschaftlich das von den Gesellschaftern zur Verfügung gestellte Stammkapital gemindert, was den Gläubigern anzuzeigen ist. Daher reicht wohl die bloße Übernahme in das Gründungsprotokoll nicht aus. Bei einer Aufnahme in den Gesellschaftsvertrag erscheint diese Bestimmung immer in einem aktuellen Dokument der GmbH und ist so einfacher für die Gesellschafter und die Gläubiger der Gesellschaft zu erkennen.

7. Einstellen der Gründungskosten in die Eröffnungsbilanz

7.1. Was ist die Eröffnungsbilanz

Gemäß § 242 Absatz 1 HGB muss der Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes einen Abschluss erstellen, der das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellt (Eröffnungsbilanz). Als Handelsgesellschaft gilt gemäß § 13 Absatz 3 GmbHG erst die im Handelsregister eingetragene Gesellschaft. Jedoch wird überwiegend davon ausgegangen, dass die Buchführungspflicht bereits mit der Errichtung der GmbH beginnt. Sie beginnt daher mit dem ersten Geschäftsvorfall, welche die Gründung der GmbH und die Erfüllung der Einlageverpflichtung darstellt. Der Zeitpunkt liegt vor, wenn die Gründungsgesellschafter und der beurkundende Notar das Gründungsprotokoll unterzeichnet haben. Die Unterschriftsleistung unter die Anmeldung der Gesellschaft beim Handelsregister sowie unter die Gesellschafterliste erfolgen nach dem Zeitpunkt der Errichtung.

In die Eröffnungsbilanz muss der Kaufmann gemäß § 242 Absatz 1 HGB einen Abschluss aufstellen, der die Verhältnisse seines Vermögens und seiner Schulden darstellt. Grundlage des Abschlusses ist das Verzeichnis (Inventar), in dem der Kaufmann seine Grundstücke, Forderungen und Schulden und den Betrag des baren Geldes und die sonstigen Vermögensgegenstände zu verzeichnen hat. Ergänzend sind der Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben.

Nach der Unterzeichnung des Gründungsakts ist die Forderung der GmbH gegenüber den Gesellschaftern auf Zahlung der Einlageleistung entstanden. Insoweit besteht also eine Forderung, die die Vor-GmbH in ihr Inventar aufzunehmen hat. Bei einer GmbH mit einem Stammkapital von 25.000 € entsteht damit ein Anspruch in dieser Höhe gegenüber den Gesellschaftern. Der Anspruch der Vor-GmbH entsteht bereits zu diesem Zeitpunkt, obwohl die GmbH also solche noch nicht im Handelsregister eingetragen ist.

7.2. Gründungskosten richtig ausweisen

Die Forderung auf die Erbringung der Einlage ist in der Bilanz gegen den Posten Gezeichnetes Kapital auszuweisen. Bei einer GmbH mit einem Stammkapital von 25.000 € sind dann also 25.000 € gemäß § 42 Absatz 1 GmbHG als das gezeichnete Kapital anzusetzen. Das gezeichnete Kapital ist auf der Passivseite als erster Posten auszuweisen. Die nicht fällig gestellten Einlageverpflichtungen sind offen vom Posten Gezeichnetes Kapital abzusetzen (§ 272 Absatz 1 Satz 2 HGB) und beide Werte sind als Posten Eingefordertes Kapital auszuweisen.

Daneben sind die Gründungskosten bis zu der Höhe, die in dem Gründungsvertrag aufgeführt ist, in die Ergänzungsbilanz aufzunehmen. Dem Betrag liegt eine Schätzung der Gründungsgesellschafter zugrunde. Die genaue Höhe steht zu diesem Zeitpunkt noch nicht fest und kann den im Vertrag angesetzten Betrag unterschreiten. Die Schuld der GmbH ist also zumindest der Höhe nach ungewiss. Daher ist der Verbindlichkeit aus der Schuldübernahme als ungewisse Verbindlichkeit gemäß § 241 Absatz 1 HGGB unter der Rückstellung auszuweisen. Daher kommt es nicht darauf an, in welcher Höhe die Gesellschafter bereits Gründungsverpflichtungen beglichen haben.

Die Gründungskosten bedürfen eines Gegenpostens, damit die Bilanz ausgeglichen ist. Der Aufwand ist als Rechnungsabgrenzungsposten auf der Aktivseite abzugrenzen.

8. Fazit: So weisen Sie Gründungskosten richtig aus

Den Aufwand für die Errichtung einer GmbH haben die Gründungsgesellschafter zu tragen. Sie können aber vorsehen, dass die GmbH die Gründungskosten übernimmt. Dies erfordert eine entsprechende Regelung im Gesellschaftsvertrag der GmbH. Übernehmen darf die GmbH nur die für die Errichtung notwendigen Aufwendungen, zu denen der Aufwand für die Erstellung des Gesellschaftsvertrags, sowie der Aufwand für das Protokoll der Gesellschafterbeschlüsse über die Errichtung, sowie die notarielle Beurkundung des Beschlusses und die Gerichtskosten für die Eintragung gehören. Es genügt die Angabe über die Übernahme der Gründungskosten und die Angabe des Betrages, bis zu dem eine Übernahme erfolgen soll. In der Eröffnungsbilanz ist der Aufwand zurückzustellen. Es ist in gleicher Höhe ein Rechnungsabgrenzungsposten auszuweisen. Wenn Sie dazu weitergehende Fragen haben, so kontaktieren Sie uns gerne.

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1. Kaufmannseigenschaft nach dem HGB
2. Besonderheiten für Kaufmänner
3. Rechtsfolgen bei einer fehlerhaften Gesellschaft
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