Niederlassung gründen – diese 5 Punkte sollten Sie hierbei beachten

Wer für das eigene Unternehmen eine Niederlassung gründen möchte, sollte über eine Vielzahl an Details informiert sein. So verfügt eine Niederlassung über eine eingeschränkte Autonomie, insbesondere, wenn es um Vorgänge geht, die nur die Niederlassung betreffen. Bei Themen, die das gesamte Unternehmen betreffen, fallen die Entscheidungen auf Ebene der Geschäftsführung. Außerdem kann eine Niederlassung selber weder vor Gericht Klagen noch Grundstücke ins Grundbuch eintragen. Dies bleibt ebenfalls dem Unternehmen als Ganzem vorbehalten. Dementsprechend zahlreich sind auch die Vorschriften, die man zu beachten hat, wenn man eine Niederlassung gründen möchte. Hier ist eine Handelsregistereintragung der Niederlassung beim Handelsregister der Hauptniederlassung erforderlich. Eine Gewerbeanmeldung sowie das Einholen einer Erlaubnis zur Aufnahme gewerblicher oder anderer Tätigkeiten durch die jeweils zuständige Kammer kommen als weitere Erfordernisse hinzu. Ferner erfolgt keine separate Besteuerung der Gewinne der Niederlassung. Stattdessen kann man aber eine separate Bilanz für die Niederlassung erstellen.

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Unternehmensförderung spezialisiert. Dazu stellen wir eine Vielzahl an Informationen öffentlich zur Verfügung. Aufgrund der aktuellen Resonanz haben wir mehrere Beiträge rund um das Thema „Niederlassung gründen“ publiziert:

Datum	Thema
29. Juli 2022	Franchise als Alternative zu Zweigniederlassung und Tochtergesellschaft
28. Juli 2022	Tochtergesellschaft gründen: was Sie hierbei zu beachten haben
27. Juli 2022	Niederlassung gründen – diese 5 Punkte sollten Sie hierbei beachten (dieser Beitrag)

Inhaltsverzeichnis

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1. Niederlassung gründen – Einleitung

Laufen ihre Geschäfte gerade richtig gut? Sie können sich vor der Nachfrage kaum retten? Dann ist Ihnen sicherlich schon der Gedanke gekommen, dass Sie eine Niederlassung gründen sollten. Insbesondere erfolgreiche Startups stehen oft schon innerhalb weniger Jahre vor dieser Frage. Dabei kann man unter mehreren Alternativen wählen. Einerseits kann man Tochtergesellschaften an neuen Standorten gründen. Andererseits kann man auch über ein Franchise nachdenken. Hierbei hätte man allerdings keine eigene Niederlassung oder Zweigstelle. Anstatt dessen würde man lediglich Vertrags- und Ansprechpartner für Fragen zur Logistik, Infrastruktur und zu Lizenzen seitens völlig selbständiger Franchisenehmer sein. Eine einfache Betriebsstätte käme für manche Zwecke unter Umständen ebenfalls in Frage. Die vierte Alternative ist jedoch der Klassiker, den wir hier kurz vorstellen möchten, nämlich, wie Sie eine Niederlassung gründen, um zu expandieren.

2. Eine Niederlassung gründen, um zu expandieren

Freilich, mit dem Wort expandieren verbindet man oftmals zuerst einen positiven Eindruck. Zumindest gilt dies in wirtschaftlicher Hinsicht, wenn also ein Unternehmen expandiert. Ob die Expansion des Universums ebenfalls positiv zu sehen ist, mag hingegen eine Frage rein philosophischer Natur sein. Und auf eine Bewertung der Expansion von Großreichen wollen wir hier lieber ebenfalls ganz verzichten.

Also schauen wir auf die Expansion eines Unternehmens, das eine Niederlassung gründen möchte. Das bedeutet für das Unternehmen, dass am neuen Standort zusätzlich Umsatz entstehen soll. Zumindest möchte man dabei am neuen Standort die Voraussetzungen schaffen, um den Umsatz des Unternehmens ganz allgemein zu steigern.

3. Niederlassung gründen: was ist eigentlich eine Niederlassung?

Doch was genau versteht man unter einer Niederlassung? Schließlich hat der Gesetzgeber diesem Begriff keine eigene Definition gegeben. Wie so oft in solchen Fällen, wenn eine gesetzliche Definition fehlt, muss man nach der aus der Rechtsprechung und Literatur sowie der darauf basierend etablierten Praxis schauen.

Dazu findet man die Beschreibung, dass eine Zweigniederlassung ein Teil des Hauptunternehmens ist, dass einerseits von diesem abhängig ist, andererseits auch eigene Entscheidungen zu treffen vermag. Ein wichtiges Merkmal hierbei ist die räumliche Trennung vom Hauptunternehmen. Dabei bedeutet die räumliche Trennung lediglich das Vorhandensein eigener Räumlichkeiten. Diese können somit beispielsweise auch an der gleichen Adresse, aber in unterschiedlichen Räumen, Büros etwa, wie die Hauptniederlassung etabliert sein. Ein weiteres Merkmal für eine Niederlassung ist, dass sie weiterhin eigenständig handeln und somit fortbestehen könnte, wenn die Hauptniederlassung den Betrieb einstellen sollte. Außerdem darf die Tätigkeit einer Niederlassung keinesfalls lediglich eine Nebentätigkeit zur Haupttätigkeit des Unternehmens sein. Aus diesem Grund ist zum Beispiel ein Warenlager für eine Supermarktkette keine Niederlassung, eine Filiale aber schon.

An dieser Stelle sei noch eine andere begriffliche Unterscheidung erwähnt. Da auch die Hauptniederlassung im Grunde eine Niederlassung ist, wäre die Bezeichnung Zweigstelle oder Zweigniederlassung treffender, um das zu bezeichnen, was wir hier einfach eine Niederlassung nennen. Stattdessen beziehen wir uns in diesem Artikel auf die Hauptniederlassung, wenn wir die eigentliche zentrale Niederlassung meinen. Ebenso muss man beim Begriff Filiale einschränken, dass es sich hierbei um eine Verkaufszweigstelle handelt. Für andere Tätigkeiten ist der Begriff Filiale als Bezeichnung für eine Niederlassung hingegen ungeeignet.

4. Niederlassung gründen: der rechtliche Rahmen

4.1. Wesen der Niederlassung in Abgrenzung zur Betriebsstätte und zum Tochterunternehmen

Wenn man eine Niederlassung gründen möchte, sollte man sich zunächst die rechtlichen Rahmenbedingungen anschauen. Dazu wollen wir hier nochmals unterstreichen, dass eine Niederlassung einerseits selbständig agiert, andererseits aber trotzdem vom Hauptunternehmen abhängt. Dabei ist die Eigeninitiative der Niederlassung auf die Vorgänge vor Ort gerichtet. Entscheidungen, die das Unternehmen als Ganzes betreffen, fällt dann aber allein die Geschäftsführung am Ort der Geschäftsleitung. In dieser Hinsicht unterscheidet sich eine Niederlassung von anderen Strukturen, bei denen die Eigenbestimmung am neuen Standort entweder eingeschränkter oder freier ist. So ist etwa eine Betriebstätte in jeder Hinsicht von den Entscheidungen der Geschäftsführung abhängig. Ein eigenständiges Tochterunternehmen, hat hingegen deutlich mehr Entscheidungsfreiheiten als eine Niederlassung, weil sie nur ihren Gesellschaftern gegenüber verantwortlich ist. In der Art und Weise wie sie ihre Geschäfte führt, ist sie jedoch völlig unabhängig.

Damit bedeutet dies aber auch, dass man kein neues Unternehmen etablieren muss, um eine Niederlassung zu gründen. Dies ist nur im Falle einer Tochtergesellschaft erforderlich.

4.2. Niederlassung gründen: Implikationen der Eigenschaften einer Niederlassung

4.2.1. Begrenzte Entscheidungsfreiheiten einer Niederlassung

In diesem Zusammenhang muss man also eruieren, ob man eine eigene Niederlassungsleitung am neuen Standort einrichten möchte, oder ob man als Geschäftsführer lieber weiterhin alle Entscheidungen selbst treffen möchte. Im letzteren Fall spricht man dann allerdings von einer Betriebstätte statt von einer Niederlassung. Wenn man also eine Niederlassung gründen möchte, dann muss man auch dazu bereit sein, die Entscheidungen vor Ort von einer eigenständigen Niederlassungsleitung treffen zu lassen.

Hingegen bleibt das eigentliche Unternehmen weiterhin Träger von Rechten und Pflichten. So hat eine Zweigniederlassung beispielsweise kein Recht, um ein eigenes Grundstück ins Grundbuch einzutragen. Dies bleibt auch nach der Gründung einer Niederlassung der Hauptniederlassung vorbehalten. Entsprechend ist und bleibt es die Hauptniederlassung, die ein Grundstück, das der sekundären Niederlassung dienen soll, auf den Namen des Unternehmens in das Grundbuch eintragen lässt.

4.2.2. Das Recht, zu klagen

Auch bei Rechtsfragen, die man im Wege einer Klage vor Gericht beilegen möchte, ist es allein das Unternehmen, das als Rechtspersönlichkeit dazu berechtigt ist. Eine Niederlassung hat also keine Berechtigung, um für ihre Belange vor Gericht zu klagen. Dies ist auch im Hinblick auf Klagen vor dem Finanzgericht oder dem Bundesfinanzhof relevant.

4.2.3. Unterliegt eine Niederlassung der Besteuerung?

Damit kommen wir auch sogleich zu den steuerlichen Aspekten, die eine Niederlassung betreffen. Da eine Niederlassung von den allgemeinen Anweisungen der Geschäftsleitung des Unternehmens abhängig ist, findet die Besteuerung in der Regel nur auf Ebene des gesamten Unternehmens statt. Ausnahmen bilden Niederlassungen im Ausland, bei denen eine beschränkte Steuerpflicht bestehen mag, die man dann im Detail betrachten muss. Für die Besteuerung in Deutschland kommt also nur das gesamte Unternehmen nebst aller Zweigniederlassungen und Betriebsstätten in Frage. Und dies hängt wiederum maßgeblich von der Unternehmensform ab.

4.2.4. Kann eine Niederlassung eigene Bilanzen erstellen?

In diesem Zusammenhang wollen wir auch über einen weiteren mit der Besteuerung verbundenen Aspekt sprechen, nämlich der Bilanzierung. Dabei kann man wählen, ob die Niederlassung, die man gründen möchte, eigene Bilanzen erstellen soll, oder, ob dies ausschließlich dem Unternehmen als ganzes obliegt. Dabei hat die Erstellung einer separaten Bilanz für die Niederlassung den Vorteil, dass man hierbei differenziert ihren Beitrag zum Gesamterfolg zu erkennen vermag. Allerdings ist dies dann mit zusätzlichen Kosten verbunden.

5. Beachten Sie diese 5 Punkte, wenn Sie eine Niederlassung gründen

Gehen wir nun also auf die fünf wichtigsten Punkte ein, die man beachten sollte, wenn man eine Niederlassung gründen möchte. Denn die Maßnahmen und Schritte, die mit einer Gründung einhergehen, sind ebenso vielfältig, wie die Merkmale, die eine Niederlassung auszeichnen. Daher wollen wir uns hier auf die fünf wichtigsten Aspekte konzentrieren. Jedoch bleiben dabei Erörterungen, wie man als ausländisches Unternehmen hierzulande eine Niederlassung gründen kann, gänzlich unberücksichtigt. Der Grund hierfür ist, dass man dabei eine ganze Reihe an zusätzlichen und zum Teil sehr speziellen Herausforderungen meistern muss. Allerdings gelten für sie die hier im Mittelpunkt der Betrachtungen stehenden allgemeinen Punkte ebenso.

5.1. Niederlassung gründen: Gewerbeanmeldung

Der erste Aspekt, den wir zum Thema Niederlassung gründen ansprechen möchten, hängt mit der Frage zusammen, ob ein Gewerbe vorliegt. Denn bei diesem Vorhaben muss man darauf achten, dass auch alle hierzu relevanten Vorschriften Anwendung finden. Wenn also eine gewerbliche Tätigkeit am neuen Standort erfolgen soll, dann ist der Gang zur zuständigen Behörde zwecks Gewerbeanmeldung Pflicht. Hierzu müssen sich Antragsteller ausweisen. Weiterhin müssen sie nachweisen, dass sie dazu berechtigt sind, die Anmeldung des Gewerbes vorzunehmen. Dies geschieht entweder durch eine Vollmacht oder, bei Geschäftsführern, Prokuristen oder Vorstandsmitgliedern, durch einen Auszug aus dem Handelsregister. Einen Handelsregisterauszug sollte man auch deshalb dabei haben, um nachzuweisen, dass das Unternehmen dort ordnungsgemäß registriert ist.

5.2. Niederlassung gründen: Eintragung in das Handelsregister

Die Vorschriften des § 13 HGB geben vor, dass man eine Niederlassung ins Handelsregister eintragen muss. Auf diese Weise macht man publik, dass man als Unternehmen die benannte Niederlassung führt. Somit entfaltet die Eintragung der Niederlassung ins Handelsregister deklaratorische Wirkung. Dabei muss man die Niederlassung in demjenigen Handelsregister anmelden, in dem auch das Hauptunternehmen angemeldet ist. Somit handelt es sich um einen Zusatzeintrag zum Hauptunternehmen. Dazu muss man auch die Anschrift der Niederlassung bei der Anmeldung angeben. Ebenfalls eintragungspflichtig nach diesem Gesetz sind zukünftige Änderungen im Zusammenhang mit der Niederlassung.

Sollte allerdings das Registergericht Hinweise erhalten, dass tatsächlich keine Niederlassung am angegebenen Standort existiert, unterbleibt die Eintragung in das Handelsregister. Sie findet also nur dann statt, wenn die Gründung der Niederlassung tatsächlich stattfand. Allerdings unternimmt das für die Anmeldung zuständige Registergericht keine eigenen Nachforschungen. Es kann jedoch vom Registergericht, das für den Bezirk verantwortlich ist, an dem sich die Niederlassung befinden soll, Informationen zu dessen Existenz erhalten.

Vor vielen Jahren musste man eine Niederlassung noch beim Registergericht am neuen Standort anmelden. Doch hat der Gesetzgeber diese Regelung mittlerweile abgeschafft. Die Eintragungen  zu Zweigniederlassungen, die vor der Gesetzesänderung stattfanden, sind mittlerweile geschlossen worden.

In diesem Zusammenhang muss man auch über die Firma sprechen, unter der man die Niederlassung in das Handelsregister einträgt. Hierbei übernimmt man die Firma der Hauptniederlassung. Allerdings kann man auch einen Zusatz, der auf die Niederlassung hinweist, anfügen. Auf diese Weise zeigt man, dass es sich hierbei um kein eigenständiges Unternehmen, sondern um eine Niederlassung eines anderen handelt. Der Zusatz zur Firma, der über die Niederlassung informiert, ist jedoch vorgeschrieben, wenn bereits eine gleichlautende Firma am neuen Standort besteht oder wenn man für die Niederlassung eine Prokura mit Einschränkungen gegenüber Dritten vorsieht.

5.3. Niederlassung gründen: Angaben im Geschäftsbrief

Weiterhin muss man darauf achten, dass man Geschäftsbriefe einer Niederlassung mit bestimmten Angaben versieht. So muss man auf einem solchen Geschäftsbrief den Sitz des Hauptunternehmens anführen. Hinzu kommen Angaben zu demjenigen Handelsregister, bei dem die Hauptniederlassung angemeldet ist. Dazu gibt man auch die entsprechende Handelsregisternummer sowie alle weiteren allgemein geforderten Daten im Schreiben an.

5.4. Niederlassung gründen: Anmeldung bei der zuständigen Kammer

Außerdem muss man sich bei der jeweils zuständigen Kammer anmelden, wenn man eine Niederlassung gründen möchte. Bei handwerklichen Betrieben gilt die Vorschrift, dass man zur Ausübung einer erlaubnispflichtigen Tätigkeit eine Erlaubnis von der zuständigen Handwerkskammer einholen muss. Voraussetzung hierzu ist, dass ein Meister die Führung der Niederlassung übernimmt. Bei anderen Betrieben, etwa bei freien Berufen, bei denen ebenfalls eine Erlaubnispflicht vorliegt, ist es selbstverständlich ebenso erforderlich, dass man die Voraussetzungen der jeweils zuständigen Kammer erfüllt, um die Erlaubnis zum Ausführen der Tätigkeiten im Rahmen der Niederlassung zu erhalten.

5.5. Niederlassung gründen: Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft und andere Ämter

Da man einen neuen Betrieb errichtet, wenn man eine Niederlassung gründet, muss man im Hinblick auf die dort angestellten Mitarbeiter die Niederlassung auch bei der jeweils zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden. Dadurch erfolgt die Pflichtversicherung der Mitarbeiter im Rahmen der Unfallversicherung.

Wenn die Niederlassung, die man gründen möchte, ein eigenständiges Unternehmen wäre, und dieses dann bestimmten Vorschriften unterläge, die das Gesundheitsamt einbinden, dann gelten diese Vorschriften auch für die Niederlassung. So muss man beispielsweise als Gastronomiebetrieb einen Nachweis des Gesundheitsamts über die Belehrung zu Hygienevorschriften sowie ein Gesundheitszeugnis vorweisen können.

Weiterhin könnte das Bauamt bei der Gründung einer neuen Niederlassung involviert sein. Jedenfalls informiert die zuständige Behörde, die den Gewerbeschein ausstellt, nach der Anmeldung der Niederlassung die jeweils zuständigen Ämter über die Aufnahme des Betriebs am neuen Standort.

6. Eine Niederlassung gründen – unser Fazit

Was können wir also zum Fazit unserer Betrachtungen sublimieren? Wir haben gesehen, dass die Wesensmerkmale einer Niederlassung im Grunde zwischen den Einschränkungen einer Betriebstätte und den Freiheiten eines eigenständigen Tochterunternehmens angesiedelt sind. Außerdem muss man erstaunlich viele Details beachten, wenn man eine Niederlassung gründen möchte. Dies geht mit diversen Vorschriften zur Eintragung ins Handelsregister sowie weiteren Regelungen in Bezug auf Angaben im Geschäftsbrief einher. Doch erfordern all diese Aspekte, die man hierbei zu beachten hat, lediglich einmalige Handlungen zu Beginn des Geschäftsbetriebs der neu gegründeten Niederlassung. Längerfristig zu klären ist hingegen die Frage nach der Bilanzierung. In steuerlicher Hinsicht bestehen wiederum keine wesentlichen Auswirkungen; der Beitrag der Niederlassung zu Umsatz und Ergebnis unterliegen der Unternehmensbesteuerung als Ganzes.

Wenn es also darum geht eine Niederlassung zu gründen, dann gibt es kaum einen Unterschied zur Gründung eines eigenständigen Unternehmens. Jedenfalls sind die Schritte, die man anfangs einleiten muss, um eine Niederlassung gründen zu können, kaum von jenen einer Tochtergesellschaft unterscheidbar. Unterschiede bestehen hier vor allem bei der Besteuerung.

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Steuerberater für Kapitalgesellschaften

Unsere Kanzlei hat sich besonders auf die steuerrechtliche Gestaltungsberatung zum Unternehmensteuerrecht spezialisiert. Bei der Steuergestaltung für ihre Kapitalgesellschaft schätzen Mandanten unser Know-how beispielsweise in folgenden Bereichen:

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2. Allgemeine Beratung zur optimierten GmbH-Besteuerung (Gründung, Ausarbeitung des Gesellschaftsvertrages)
3. Tipps zur Steuerreduktion durch Nutzung von Verlustvorträgen
4. Steueroptimierung bei Gewinnausschüttungen (Kapitalertragsteuer und Teileinkünfteverfahren)
5. Strategische Beratung für Kapitalgesellschaften (Erwerb eigener Anteile, disquotale Gewinnausschüttung, Organschaft, Holdingstrukturen)

Hierzu stehen Ihnen unsere Steuerberater und Rechtsanwälte an den Standorten Köln und Bonn gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Zudem beraten wir deutschlandweit per Telefon und Videokonferenz:

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Wissenschaftliche Ausarbeitung zu r Steuergestaltung im Unternehmensteuerrecht

Als Lehrbeauftragte für Steuerrecht haben wir aufgrund der Praxisrelevanz dieses Themas zusammen mit Studierenden der FOM Hochschule eine wissenschaftliche Ausarbeitung erstellt. Wegen der hohen Nachfrage stehen Ihnen diese Forschungsergebnisse nachfolgend kostenlos zum Download zur Verfügung: