Bewirtungskosten – wann sind sie abziehbar?

Bewirtungskosten können in verschiedenen Situationen entstehen. Der Klassiker ist die Bewirtung von Geschäftspartnern bei einem Geschäftsessen. Aber auch bei der Bewirtung eigener Mitarbeiter fallen Kosten an. Doch sind dies auch Bewirtungskosten im Sinne des Steuerrechts? Wann genau sind Bewirtungskosten abziehbar und welche steuerlichen Besonderheiten sind jeweils zu beachten? Auf diese und viele weitere Fragen zu Bewirtungskosten geben wir in diesem Beitrag Antwort.

Inhaltsverzeichnis

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1. Steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten – Einleitung

Wer heutzutage mit wichtigen Geschäftspartnern Verhandlungen führt, lädt sie auch gerne zum Essen ein. Denn ein Geschäftsessen bietet einen entspannten Rahmen, um einen Geschäftsabschluss oder andere vertragliche Vereinbarungen anzubahnen und abzuschließen. Das Geheimnis dabei ist, dass ein Geschäftsessen einen Rahmen bietet, bei dem man sich bei einem recht intimen Akt, der Nahrungsaufnahme, dem Gegenüber öffnet. Auf diese Weise findet eine Vereinnahmung des Gastes statt, die im optimalen Fall dazu führt, dass man die eigenen Interessen durchsetzt. Das hängt insbesondere mit einer neuropsychologischen Eigenschaft unserer Gehirne zusammen, den Spiegelneuronen. Wenn wir etwa gleichzeitig nach dem Glas greifen, um einen delikaten Spätburgunder zu genießen, dann feuern diese Spiegelneuronen in den Gehirnen der an diesem quasi gemeinsamen Akt beteiligten Personen. Auf diese Weise entsteht in uns gegenseitige Empathie und somit eine Art Verbundenheit, die man dann bei den Verhandlungen nutzen kann, um die eigene Position besser zu vermitteln.

Doch sollte man auch auf die profanen Dinge, die mit einem Geschäftsessen zusammenhängen, achten, nämlich die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten. Wann sind sie absetzbar? Wie viel kann man ansetzen? Und was ist mit der Umsatzsteuer? Kann man bei Bewirtungskosten die Vorsteuer ziehen? Wer sich für diese und viele weitere Fragen rund um die Bewirtungskosten interessiert, dem sei die folgende Lektüre besonders empfohlen.

2. Unterscheidung von Bewirtungskosten

Bevor wir unseren Blick auf die verschiedenen Aspekte zum Thema Bewirtungskosten richten, sollten wir einige Unterscheidungen vornehmen. Was genau sind denn Bewirtungskosten im steuerlichen Sinne?

Hierzu informiert uns § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG, dass Bewirtungskosten im Sinne des Gesetzes nur bei einer Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass steuerlich relevant sind. Das bedeutet somit, dass die Bewirtung der eigenen Angestellten bei einer betrieblichen Veranstaltung keine Bewirtungskosten im Sinne des Gesetzes verursacht. Dies gilt somit beispielsweise für Weihnachtsfeiern und Sommerfeste. Außerdem sind als Bewirtungskosten in dieser Hinsicht solche Kosten ausgeschlossen, die im Zusammenhang mit einer üblichen Freundlichkeit entstehen. Wenn man Gästen etwa eine Tasse Kaffee oder Tee mit etwas Gebäck offeriert, dann gilt dies lediglich als höfliche Geste, für die keine Bewirtungskosten entstehen. Zum Glück sind solche Kosten dennoch steuerlich als Betriebsaufwand absetzbar, wenn auch auf ganz andere Weise.

3. Steuerliche Regelungen zu Bewirtungskosten

3.1. Welche Bewirtungskosten werden anerkannt?

Bewirtungskosten im engeren Sinn fallen also an, wenn aus betrieblichem Anlass ein gemeinsamer Verzehr oder Genuss stattfindet. Das umfasst daher sowohl Getränke und Speisen als auch andere Genussmittel, beispielsweise Zigarren. Aber auch Kosten für die Teilnahme an Sportevents oder Unterhaltungen anderer Art sowie etwaig dabei geflossene Trinkgelder sind als Bewirtungskosten zulässig. Dabei finden sowohl die Kosten Berücksichtigung, die man für den Geschäftspartner aufwendet, als auch jene, die man dem Teilnehmerkreis des eigenen Unternehmens zuordnen kann.

3.2. In welcher Höhe werden Bewirtungskosten anerkannt?

Allerdings kann man Bewirtungskosten nur dann ansetzen, sofern diese angemessen sind. Was dabei als angemessen gilt, hängt von den begleitenden Umständen im Einzelfall ab. Wer etwa im Rahmen eines Geschäftsessens als Einzelhandelskaufmann oder -kauffrau in der Heimtierbranche teilnimmt, muss die Grenze der Angemessenheit bei den Bewirtungskosten deutlich niedriger ansetzen als eine vergleichbare Person, die mit Luxusgütern handelt. Es hängt aber auch von den Lebensverhältnissen der jeweiligen Person ab, die man bewirtet. Ganz besonders ist die Angemessenheit von Bewirtungskosten ebenso an Umsatz und Gewinn des jeweiligen Unternehmens, das die Bewirtung veranlasst, geknüpft wie auch an die finanzielle oder wirtschaftliche Bedeutung des erwarteten Ergebnisses.

Jedenfalls existiert keine gesetzliche Vorgabe, die die Höhe von angemessenen Bewirtungskosten festlegt. Man darf aber davon ausgehen, dass Bewirtungskosten pro Teilnehmer zwischen EUR 100 und EUR 200 als angemessen vertretbar sind. Wenn Bewirtungskosten ihrer Höhe nach jedoch tatsächlich als unangemessen anzusehen sind – im Zweifel entscheidet dies das Finanzamt, sodass man nur durch Einlegen von Rechtsmitteln dagegen vorgehen kann – kann man nur den Teil der Bewirtungskosten steuerlich abziehen, der im Bereich des Angemessenen liegt.

Aber selbst von den angemessenen Bewirtungskosten bleibt stets ein Teil als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben vom steuerlichen Abzug ausgeschlossen. Der Gesetzgeber gibt für diese Kürzung eine Quote von 30 % der angemessenen Bewirtungskosten vor. Damit pauschaliert § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 in Verbindung mit Absatz 7 EStG Kosten, die man als Gastgeber im Grunde zur privaten Lebensführung aufwendet (R 4.10 EStR). Solche Kosten sind jedoch grundsätzlich vom steuerlichen Abzug ausgenommen (H 12.1-H 12.2 EStH). Daher kürzt man sie regelmäßig aus den Bewirtungskosten heraus.

3.3. Voraussetzungen zum Ansatz von Bewirtungskosten

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Berücksichtigung von Bewirtungskosten hängt mit ihrer Dokumentation zusammen. So akzeptiert die Finanzverwaltung nur dann Bewirtungskosten als Betriebsaufwand, wenn man Bewirtungsbelege vorweisen kann. Dabei muss auf dem Bewirtungsbeleg jede Bewirtungsleistung einzeln aufgeführt, beschrieben und preislich aufgeschlüsselt sein. Pauschale Angaben auf einer Rechnung sind somit ein Ausschlussgrund. Weiterhin müssen die Angaben auf einem Bewirtungsbeleg die Namen der Teilnehmer, den Zweck der Bewirtung sowie Datum und Ort der Zusammenkunft umfassen. Dabei muss man den Anlass der Bewirtung möglichst genau bezeichnen. Pauschale Umschreibungen wie etwa „Geschäftsessen“ oder „Informationsgespräch“ sind unzureichend. Daher sollte man den Anlass beispielsweise mit „Geschäftsessen im Rahmen der Verhandlungen eines GmbH-Verkaufs“ präzisieren. Die Rechnung muss zudem maschinell registriert und erstellt worden sein.

3.4. Bewirtungskosten in besonderen Situationen

Für Bewirtungskosten, die durch Bewirtung im privaten Umfeld anfallen, gelten Einschränkungen. So müssen besondere Gründe vorliegen, die diese Form der Bewirtung befürworten. Ein solcher Grund liegt insbesondere bei einer persönlichen Einschränkung eines der Teilnehmer vor, die es erforderlich macht, die Bewirtung in privaten Räumlichkeiten stattfinden zu lassen.

3.5. Wann trotz Bewirtung keine Bewirtungskosten vorliegen

Außerdem sind Kosten, die im Rahmen einer Veranstaltung aus privatem Anlass entstehen, steuerlich prinzipiell als Bewirtungskosten ausgeschlossen. Hier steht eben der private Veranstaltungscharakter eindeutig im Vordergrund, unabhängig davon, ob tatsächlich auch geschäftliche Aspekte hierbei Geltung erhielten.

4. Umsatzsteuerliche Aspekte zu Bewirtungskosten

Obwohl nur 70 % der tatsächlichen Aufwendungen steuerlich als Betriebsaufwand abziehbar sind, kann man dennoch den gesamten Umsatzsteuerbetrag als Vorsteuer geltend machen. Allerdings gilt dies nur, wenn die Bewirtungskosten insgesamt als angemessen gelten. Andernfalls ist die umsatzsteuerliche Berücksichtigung von Bewirtungskosten komplett ausgeschlossen. Außerdem müssen auch hierfür alle erforderlichen Belege vorliegen und die Aufwendungen korrekt in den Büchern aufgeschlüsselt sein.

5. Geschäftsessen als Betriebsaufwand – Fazit

Nachdem wir die vielfältigen Besonderheiten rund um das Thema Bewirtungskosten besprochen haben, ist es nun an der Zeit, um auch auf wichtige äußere Faktoren hinzuweisen. So haben wir bereits zuvor auf die Einschätzung der Finanzämter hingewiesen, die darüber wachen, dass nur angemessene Bewirtungskosten zum Abzug kommen. Hierbei muss man ergänzen, dass eine derartige Einschätzung in der Regel erst im Rahmen einer Betriebsprüfung stattfindet. Tatsächlich zählt die Überprüfung von Bewirtungsbelegen zu den Standardpraktiken von Finanzbeamten bei einer betrieblichen Außenprüfung. So prüfen Finanzbeamte beispielsweise gerne, ob bei einem Geschäftsessen die Anzahl der bestellten Mahlzeiten mit der Zahl der auf dem Bewirtungsbeleg vermerkten Teilnehmer korrespondiert. Sind etwa deutlich mehr Mahlzeiten in Rechnung gestellt worden, liegt der Verdacht nahe, dass weitere Teilnehmer verköstigt wurden, für die ein Ansatz von Bewirtungskosten eigentlich ausgeschlossen gewesen sein müsste, Familienmitglieder etwa. Jedenfalls erregen solche Unstimmigkeiten Nachfragen von Seite des Finanzamts.

Weitere Nachfragen wird es sicherlich geben, wenn die Rechnung unangemessen hoch erscheint. Hier sollte man als Steuerpflichtiger gegebenenfalls in der Lage sein, nachzuweisen, dass die Umstände einen solchen Ansatz rechtfertigen. Auch bei einer Umsatzsteuerprüfung oder Umsatzsteuernachschau kann es zu solcherlei Nachfragen kommen. Und selbstverständlich werden die Bewirtungsbelege gerne auch auf das Datum hin kontrolliert. Fand ein angebliches Geschäftsessen etwa an einem hohen Feiertag statt, liegt die Vermutung nahe, dass hier der private Anlass ausschlaggebend war. Gleiches gilt für offensichtliche Jubiläen, Geburtstage etwa.

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